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Datenverarbeitung bei Eventfotos

Grundsätze zur Verarbeitung personen­bezogener Daten

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne des Datenschutzrechts ist:

Roberto Seidel
Friedrich-Frank-Bogen 27c, 21033 Hamburg
roberto@rseidelimagery.de
Link zum Impressum: https://rseidelimagery.de/impressum.php

Anwendungsbereich

Dieses Dokument dient Ihrer Information über unseren Umgang mit (Ihren) personen­bezogenen Daten im Zusammenhang mit fotografierten Events/Veranstaltungen (insbesondere Sportwettkämpfe, Business Events und Messen), bei denen Daten von Ihnen erhoben werden bzw. Aufnahmen von Ihnen angefertigt werden. Um unsere Informationspflichten nach den Art. 12 ff. der EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erfüllen, stellen wir Ihnen nachfolgend gerne unsere Informationen zum Datenschutz dar.

Bitte beachten Sie bei Bedarf, dass für die Nutzung anderer Angebote und unserer Online-Services (z.B.: Website, Social Media Präsenz, Onlineshop, Zahlungsabwicklung, elektronische Kommunikation u.ä.) weitere allgemeine Datenschutzerklärungen bei den jeweiligen Services/Websites verfügbar sind, insbesondere unter: https://www.rseidelimagery.de/datenschutz.php

Sofern Sie (z.B. für den Erwerb oder die Verwendung von Fotografien) Angebote von Dritten wie Agenturen, Webportalen etc. nutzen, gelten selbstverständlich deren Datenschutz­bestimmungen.

Begriffsdefinitionen

Als „Aufnahmen“ werden fotografische Abbildungen und Videos einschließlich Tonaufnahmen bezeichnet.

Sofern die „Veröffentlichung“ von Aufnahmen erwähnt wird, beinhaltet das die Verbreitung, Vervielfältigung, Ausstellung, Vorführung, öffentliche Zugänglichmachung (insbesondere online Zugänglichmachung), Sendung und Wiedergabe der Aufnahmen.

Als „Teilnehmer“ von Veranstaltungen zählen beispielsweise:

Im Kontext der Fotografie sind neben den eigentlichen Bildaufnahmen auch die zusammen damit verarbeiteten „Metadaten“ relevant. „Metadaten“ entstehen teilweise automatisch während der Aufnahme und enthalten grundlegende Zusatzinformationen (z.B. technische Aufnahmeparameter, Ort, Zeit, Fotograf, Veranstaltung) oder werden während der Verarbeitung ergänzt (z.B. Bildbeschreibungen, Situationsbeschreibungen, abgebildete Personen). Sie werden in der Regel innerhalb der Bilddateien gespeichert.

Verarbeitete Daten

Sofern Sie als Teilnehmer oder Gast einer Veranstaltung fotografiert/gefilmt werden oder Informationen über Sie als Teilnehmer im Rahmen von Situationsbeschreibungen verwendet werden, werden folgende teilweise personenbezogene Daten verarbeitet:

  1. Aufnahmen von Ihnen,
  2. Metadaten zu den Aufnahmen, inklusive:
    1. Aufnahmezeit,
    2. Aufnahmeort,
    3. Beschreibungen, Kategorisierungen und Begleittexte,
    4. Namen, ggf. Teilnehmer-/Trikot-/Spielernummern,
    5. Vereinszugehörigkeit/Unternehmenszugehörigkeit, Pseudonyme, Wohnort, Geburtsort, Geburtsdatum/Alter und Ihre Tätigkeiten (insbesondere Beruf, Ausbildung, Sport).
  3. Anfragen und weitere Geschäftskommunikation sowie darin enthaltene Informationen sowie Termindaten
  4. Vertragsdaten, Auftragsbestätigungen, Zahlungsdaten, Kontaktdaten (Name, Kontodaten, Zahlungshistorie, Rechnungen)

Die unter 2.e aufgeführten Arten von Personenbezogenen werden nur verarbeitet, soweit diese öffentlich bekannt sind (insbesondere bei bekannten Sportlern/Rednern) oder von Ihnen mitgeteilt wurden und für die Auftragsabwicklung relevant oder von öffentlichem Interesse sind (z.B. bei Veröffentlichungen in der Presse).

Die unter 3. und 4. aufgeführten Arten von personenbezogenen Daten werden verarbeitet, sofern Sie bei einer Anfrage, Beauftragung oder Bestellung anfallen. Bei einer nachträglichen Bestellung über Partneragenturen oder unseren Online-Shop gelten diesbezüglich aber vorrangig die dortigen Datenschutzbestimmungen.

Verarbeitungs­zwecke

Aufnahmen und Metadaten (Verarbeitete Daten – Punkte 1 und 2) verarbeiten wir zur Durchführung folgender Maßnahmen:

Zur Umsetzung dieser Verarbeitungszwecke werden die Aufnahmen einschließlich Ihrer Metadaten und Begleittexte insbesondere bearbeitet, zusammengeführt, veröffentlicht, online verfügbar gemacht, vervielfältigt, ausgestellt und gesendet.

Sofern ein Vertrag die Nutzung der Aufnahmen bzw. die Nutzungsrechte an den Aufnahmen regelt, haben dessen Einschränkungen und Regelungen der Nutzung Vorrang vor diesen Ausführungen. Die hier genannten Verarbeitungszwecke beschreiben nur die aus datenschutz­rechtlichen Gesichtspunkten möglichen Verarbeitungen.

Daten aus Ihren Anfragen und der Geschäftskommunikation (Verarbeitete Daten – Punkt 3) verarbeiten wir zur Durchführung folgender Maßnahmen:

Auftrags-, Vertrags-, Kontakt- und Zahlungsdaten (Verarbeitete Daten – Punkt 4) verarbeiten wir zur Durchführung folgender Maßnahmen:

Wir setzen keine Verarbeitungen ein, die auf einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling i.S.d. Art. 22 DSGVO beruhen.

Speicherfristen

Aufnahmen und Metadaten (Verarbeitete Daten – Punkte 1 und 2) verarbeiten wir zeitlich unbegrenzt solange es eine Rechts­grundlage dafür gibt. Dies bezieht sich auf alle Verarbeitungen bzw. Verarbeitungszwecke, die zulässig sind. Hierzu sei insbesondere auch auf die Interessen des Urhebers verwiesen, Werke zu archivieren, künstlerischen und kommerziellen Zweitverwertungen durchzuführen, ein Portfolio aufzubauen und aus künstlerischen oder aktuellen journalistischen Beweggründen alte Werke erneut zu verarbeiten und ggf. Nachbestellungen von Ihnen zu bearbeiten.

Zudem ist eine Speicherung der Originaldateien über die Lebenszeit der Beteiligten hinaus notwendig zum Nachweis der Urheberschaft und der Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung der Urheberrechte, da es sich bei Fotografien und Videos um Lichtbilder (§ 72 UrhG), Lichtbildwerke oder Filmwerke (§ 2 UrhG) handelt, die bis zu 70 Jahre nach dem Tod des Urhebers rechtlich geschützt sind. Diese rechtlichen Gründe haben auch Vorrang vor Ihren Löschansprüchen (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO).

Die Speicherdauer Ihrer Anfragen (Verarbeitete Daten – Punkt 3) richtet sich nach der Speicherdauer der Aufnahmen, soweit die Daten als Metadaten für die Aufnahmen gespeichert/verarbeitet wurden. Ansonsten werden die Daten so lange gespeichert, wie wir diese möglicherweise für die Vertragsdurchführung, After Sales Maßnahmen bzw. Kundenpflege, zur Dokumentation getroffener Vereinbarungen oder zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung rechtlicher Ansprüche benötigen.

Zahlungsdaten (Verarbeitete Daten – Punkt 4) werden 10 Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres in dem die Zahlung stattfand gespeichert. Salden und aggregierte Daten können darüber hinaus gespeichert werden, bis die Geschäftsbeziehung endgültig beendet und etwaige Konten geschlossen wurden.

Für Vertrags- und Auftragsdaten (Verarbeitete Daten – Punkt 4) gilt die gleiche Frist. Sie werden allerdings darüber hinaus gespeichert, solange sie noch gültige oder strittige Rechteübertragungen betreffen oder wir Ihnen die Möglichkeit von Nach­bestellungen, Rückgaben oder ähnlichem einräumen.

Ergänzend zu aufgeführten Speicherfristen und -kriterien einzelner Datentypen speichern wir personenbezogene Daten soweit gesetzliche Aufbewahrungs­pflichten bestehen (z.B. im Handelsrecht oder Steuerrecht), für die Dauer der Aufbewahrungs­pflicht.

Empfänger bzw. Empfängerkategorien

Grundsätzlich setzen wir zur effizienteren Speicherung, Verwaltung und Nutzung von Daten teilweise Dienstleister, Internet-Technologien, Kommunikationsplattformen und Cloud‑Software (innerhalb und außerhalb der EU) ein.

Aufnahmen und Metadaten (Verarbeitete Daten – Punkte 1 und 2) sowie ggf. Daten zu Ihrer Nutzungseinwilligung geben wir ggf. weiter an:

Daten aus Anfragen und Geschäftskommunikation (Verarbeitete Daten – Punkt 3) geben wir ggf. weiter an:

Auftrags-, Vertrags-, Kontakt- und Zahlungsdaten (Verarbeitete Daten – Punkt 4) geben wir ggf. weiter an:

Übermittlung in Drittländer

Die benannten Daten, insbesondere die Aufnahmen und Metadaten und auch Namen, Pseudonyme, Adress- und Kontaktdaten, Geburtsdaten und Vertragsdaten, werden an Drittländer (außerhalb der EU und des Geltungsbereichs der DSGVO) bzw. an Organisationen in Drittländern übermittelt.

Sofern wir Dienstleister (einschließlich Cloud Services) oder Web-Plattformen in Drittländern nutzen, geschieht dies, um wettbewerbsfähig und effizient arbeiten zu können oder um Branchenstandards nutzen zu können. In Einzelfällen bevorzugen wir deren Dienste auch, wenn wir annahmen, dass einzelne Unternehmen in Drittländern aufgrund größerer IT-Expertise eine bessere grundlegende Datenverfügbarkeit und IT-/Informations-Sicherheit bieten können.

Sofern wir Daten an Agenturen o.ä. in Drittländern übertragen geschieht das üblicherweise wegen des berechtigten Interesses, bestimmte regionale Märkte zu bedienen, zur effizienteren Geschäftsabwicklung oder zur Durchsetzung von Rechten im Ausland.

Unter Umständen können Daten außerdem an Kunden in Drittländern übertragen werden, sofern eine internationale Verwertung der Aufnahmen zulässig ist. Im Rahmen von Eventfotos geschieht dies beispielsweise bei bekannten Events, wenn Teilnehmer, Veranstalter/Ausrichter oder Sponsoren aus mehreren Nationen kommen oder über die Landesgrenzen hinaus bekannt sind, sodass beispielsweise international berichtet wird.

Sofern wir Daten in einem Drittland verarbeiten oder dies im Rahmen der Inanspruchnahme von Diensten Dritter oder Offenlegung, bzw. Übermittlung von Daten an andere Personen oder Organisationen geschieht, erfolgt dies nur, wenn es zur Erfüllung unserer (vor‑)vertraglichen Pflichten, aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen geschieht.

Wir versuchen, grundsätzlich nur Dienstleister und Agenturen einzusetzen, für die die EU Kommission mit einem Angemessenheitsbeschluss ein hohes Datenschutzniveau bestätigt. Falls möglich schließen wir außerdem Verträge ab, die z.B. durch die Standard­vertragsklauseln der EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau garantieren sollen.

Für Sie bedeutet eine Übermittlung in ein Drittland ohne Angemessenheitsbeschluss und ohne anerkannte Garantien allerdings ein erhöhtes Risiko für Verstöße gegen den Datenschutz. Sie können dann unter Umständen Ihre Rechte bezüglich des Datenschutzes, die Sie als EU-Bürger haben und/oder die ein Bürger im Drittland hätte, nicht durchsetzen. Datenverarbeiter in den Ländern unterliegen nicht unbedingt den gleichen rechtlichen Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz wie in der EU und Ihre Daten könnten möglicherweise einfacher oder weitergehend durch staatliche Stellen verwendet oder durch Dritte missbraucht werden.

Bezüglich veröffentlichter Aufnahmen und Metadaten (insbesondere bei online Veröffentlichungen) gilt allerdings diese Warnung auch, wenn wir selbst die Daten nicht aktiv in Drittländer übermitteln, da veröffentlichte Daten üblicherweise aus jedem Land abgerufen werden können.

Rechtsgrundlagen

Im Zusammenhang mit fotografierten Events/Veranstaltungen anfallende personenbezogene Daten verarbeiten wir grundsätzlich, solange und soweit dies für den jeweiligen Zweck (bzw. die durch die Datenverarbeitung ermöglichte Tätigkeit) erforderlich ist, führen sie dazu auch zusammen oder Übermitteln sie an Dritte. Die Rechtsgrundlagen hierzu sind immer:

Im Kontext von Veranstaltungsfotos ist meistens eine Interessenabwägung die Rechtsgrundlage für konkrete Einzelfälle.

Berechtigte Interessen des Verantwortlichen für bestimmte Verarbeitungszwecke Ihrer Daten

Im Folgenden führen wir verschiedene berechtigte Interessen von uns und Dritten auf, die Grundlage für eine Verarbeitung Ihrer Daten sein können, sofern die Verarbeitung personenbezogener Daten im Kontext der Eventfotografie aufgrund einer Interessen­abwägung bzw. berechtigter Interessen stattfindet (nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Den einzelnen berechtigten Interessen sind die jeweiligen Verarbeitungs­zwecke bzw. Tätigkeiten zugeordnet, die wir dazu durchführen.

Bilder können besonders schutzwürdige Daten darstellen

Aus den Bildaufnahmen sowie zugehöriger Metadaten gehen abhängig von Bildinhalt und Gestaltung möglicherweise „besonderer Kategorien personenbezogener Daten“ hervor (Art. 9 DSGVO), die oftmals als besonders schutzwürdig angesehen werden. Hierzu können rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse/weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschafts­zugehörigkeit, Sexualleben oder sexuelle Orientierung, Biometrie und Gesundheits­zustand zählen.

So können Portraitfotos beispielsweise die Gesichtsbiometrie erfassen oder die ungefähre Herkunft des Models anhand äußerer Merkmale sichtbar machen. Sportportraits beispielsweise können möglicherweise Indizien zum Gesundheits-/Fitnesszustand liefern, ebenso wie Portraits mit Brille auf eine Fehlsichtigkeit und somit auf eine gesundheits­bezogene Information hinweisen. Bestimmte Aufnahmeorte, Bildinhalte, Requisiten u.ä. weisen möglicherweise auf bestimmte Meinungen hin. Ein Partner-Shooting offenbart üblicherweise die sexuelle Orientierung.

Durch Veröffentlichung/Weitergabe der Aufnahmen oder zugehöriger Daten, werden diese personenbezogenen Informationen frei zugänglich und könnten beispiels­weise durch Suchmaschinen automatisch verarbeitet werden und leichter durch unberechtigte Dritte missbraucht werden.

Wir verarbeiten diese Daten bzw. die Aufnahmen weil es sich üblicherweise auf solche personen­bezogene Daten bezieht, die Sie bereits offensichtlich öffentlich gemacht haben oder selbst veröffentlichen wollen (vgl. Art. 9 Abs. 2 lit. e DSGVO).

Ihre weiteren Rechte als „Betroffene(r)“      

Sie haben nach den Maßgaben der DSGVO die folgende Rechte:

Wenn Sie eine Einwilligung in eine Datenverarbeitung erteilt haben, haben Sie das Recht, uns gegenüber diese Einwilligungen mit Wirkung in die Zukunft zu widerrufen. Wenn wir Daten auf Grundlage berechtigter eigener oder öffentlicher Interessen verarbeiten, haben Sie unter Berücksichtigung der Vorgaben und Einschränkungen von Art. 21 DSGVO ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung. Der Widerspruch kann insbesondere gegen die Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung erfolgen.

Sie haben zudem das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten. Unter Umständen benötigen wir zur Erteilung von Auskünften Ihre Mitwirkung oder Identitätsnachweise, um Ihre Berechtigung zu prüfen.

Sollten wir fehlerhafte Daten von Ihnen verarbeiten, können Sie diese üblicherweise korrigieren oder vervollständigen lassen.

Ferner haben Sie unter bestimmten Bedingungen ein Recht auf Berichtigung, auf Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht. Die Einschränkung der Verarbeitung kann üblicherweise insbesondere gefordert werden, sofern Lösch- oder Korrektur­ansprüche noch ungeklärt sind oder die Daten nicht mehr für die ursprünglichen Zwecke aber zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden. Eine Löschung kann in der Regel verlangt werden, sofern zum einen kein vorrangiges Recht dies verhindert (vgl. insbesondere Art. 17 Abs. 3 DSGVO) und zum anderen:

Außerdem besteht im Rahmen des Datenschutz­rechts grundsätzlich ein Recht auf Datenübertragbarkeit für Daten, die sie selbst bereitgestellt haben. Die Voraussetzungen hierfür sind bei der Daten­verarbeitung bezüglich der Eventfotos oder Fotoshootings allerdings oftmals nicht gegeben. Bezüglich der eigentlichen Aufnahmen hat hier zudem das Urheberrecht Vorrang nach Art. 20 Abs. 4 DSGVO.

Sie haben außerdem das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren. Zuständig ist aktuell:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Str. 22, 7.OG, 20459 Hamburg

Sollten Sie im Einzelfall weitere Fragen zu diesen Informationen haben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.